Das Allerwichtigste für erfolgreiche Events: Versetzt euch in die Lage der Gäste!

Der Digital-Health-Pionier ehex wagt den Schritt: Erstmals lädt das Unternehmen zu einer eigenen Branchenveranstaltung ein. Verantwortlich dafür ist Sven Mesterjahn. Alserfahrener Event-Manager hat er bisher vor allem Kulturveranstaltungen auf die Beine gestellt. Jetzt erfahren wir von ihm, was Events in der Healthcare-Branche besonders macht – und was erfolgreiche Events ausmacht. Die Fragen stellte Simeon Atkinson, Geschäftsführer von Achtung!InnoHealth.

Sven, ehex steht für E-Health Experts – also Profis für die Digitalisierung des Gesundheitswesens. Ist es nicht ein Widerspruch, dann auf physische Events zu setzen?

Nein, ganz und gar nicht. Digitale Events sind wichtig, aber sie allein reichen nicht aus. Physische Live-Events öffnen ganz andere Türen. Es gibt Raum für spontane Gespräche und ungeplanten Austausch, was bei rein digitalen Events oft fehlt, wenn hier alles geskriptet ist. Bei ehex sehen wir physische Events als eine Möglichkeit, unseren Spirit zu vermitteln – und wie wir als Team funktionieren. Digitale Events haben sicherlich auch Vorteile, aber das eine muss das andere ja nicht ausschließen. Tatsächlich können sich physische und digitale Events gegenseitig ergänzen.

Was ist von euch an Veranstaltungen zu erwarten? Was soll sie besonders machen?

Ganz einfach: Unsere Veranstaltungen sollen in erster Linie einen authentischen Einblick in unsere Arbeits- und Denkweise bieten. Wir möchten zeigen, was uns als Expert*innen auszeichnet. Das bedeutet nicht nur, an Veranstaltungen teilzunehmen, sondern auch, sie aktiv mitzugestalten und zu organisieren. Wir möchten aber nicht nur als Fachleute wahrgenommen werden, sondern auch die Bedeutung der Zusammenarbeit betonen. Für die Zukunft finde ich auch das Konzept von Barcamps und Unkonferenzen spannend. Hier gibt es kaum eine vorgegebene Agenda, dafür umso mehr Raum für den Input aller Teilnehmenden – das bietet interessante Chancen für Inspiration und Wissenstransfer.

Du hast viel Event-, aber weniger Branchenerfahrung. Bisher hast du Kulturveranstaltungen organisiert. Was zeichnet den Digital-Health-Bereich in deinen Augen aus?

Was mich besonders reizt, ist die Tatsache, dass man nicht unbedingt Expert*in auf dem jeweiligen Fachgebiet sein muss, um erfolgreich Events zu organisieren. Auch im Kulturbereich wurde ich ins kalte Wasser geworfen. Dort wird Kreativität oft als eine wichtige Ressource betrachtet, und ich finde es faszinierend, dass dies auch im Digital-Health-Bereich der Fall ist, wenn auch auf eine andere Art und Weise. Hier geht es darum, in die Zukunft zu blicken und Innovationen zu gestalten, und das erfordert ebenfalls Kreativität.

Was macht ein Event aus, nach dem alle sagen: „Das war gut! Das war wertvoll! Da würde ich wieder hingehen!“?

Das Allerwichtigste: Versetzt euch in die Lage der Gäste! Wenn die Leute begeistert sind, ist das ein einfacher Indikator für eine erfolgreiche Veranstaltung. Entscheidend dafür ist die Frage, ob die Teilnehmenden etwas Besonderes erlebt haben. Das kann bei verschiedenen Arten von Veranstaltungen ganz unterschiedlich passieren. Nach einem Theaterstück bleiben eben andere Dinge im Kopf als bei einer Fachkonferenz mit inspirierenden Diskussionen. Außerdem glaube ich, es reicht nicht mehr aus, einfach nur gute Inhalte anzubieten. Gute Events müssen außergewöhnliche Erlebnisse schaffen, die über den Tag hinaus nachwirken.

Und andersherum: Welche Fehler kann man machen, sodass es eben keine gelungene Veranstaltung wird? Welchen Worst Case hast du selbst schon mal erlebt?

Eins vorab: Unvorhergesehene Probleme kann es immer geben. Aber das Publikum sollte stets spüren, dass wir uns um Lösungen bemühen. Klare Kommunikation ist dafür essenziell. Ärgerlich können auch Missverständnisse sein – etwa wenn die Ankündigung zum Event nicht dem eigentlichen Programm
entspricht.

Worst-Case-Potenzial hat alles, was die Grundbedürfnisse der Gäste betrifft, also Essen, Trinken, die Wegführung und andere essenzielle Faktoren. Egal ob hier etwas schiefgeht oder nicht, zu jedem professionell organisierten Event gehört im Nachgang eine ehrliche Reflexion. In jeder Veranstaltung – ob gut oder schlecht – stecken wertvolle Learnings.

Wie kann ein Event-Veranstalter bewerten, ob sich ein Event lohnt? Gibt es beispielsweise KPI für Events?

Die Bewertung des Erfolgs eines Events hängt stark von den definierten Zielen ab. Für Konzerte sind vielleicht Umsatzziele und Ticketverkäufe entscheidend, bei Workshops liegt der Fokus womöglich eher auf der Verbreitung von Inhalten, während auf einer Messe die Generierung von neuen Leads im Mittelpunkt steht. Manches davon lässt sich messen, manches davon weniger. Von Bedeutung sind sicher auch die Wahrnehmung des eigenen Unternehmens und das Interesse, das in den sozialen Medien generiert wird – auch wenn diese Aspekte schwer zu messen sind. Unabhängig von der Art des Events gibt es immer einen entscheidenden Faktor für eine effektive Bewertung: das Festlegen klarer Ziele im Vorfeld.

Aller Anfang ist schwer? Wie lautet dein Ratschlag für alle, die selbst überlegen ein Event auf die Beine zu stellen?

Der Anfang kann herausfordernd sein. Mein Rat an diejenigen, die ein Event planen, lautet: Seid kreativ und offen für neue Ideen. Jede Veranstaltung bietet Lernmöglichkeiten. Niemand ist von Anfang an perfekt – die Kunst besteht darin, dass die Gäste das nicht merken. Bereitet euch dafür gründlich auf alle möglichen Eventualitäten vor, insbesondere auch Worst-Case-Szenarien. Und unterschätzt nicht die Rolle, die gute Kommunikation spielen kann. Überlegt euch stets, was ihr erreichen möchtet und wie ihr diese Botschaft vermitteln könnt. Behaltet dabei immer das Wohl der Teilnehmenden im Blick. Für den Start ist das eine ganze Menge. Aber: Mit jeder Veranstaltung wird es leichter!